En tant qu’entrepreneur, vous dépendez probablement de nombreux outils pour la réalisation de vos projets. Vous devez sûrement gérer de nombreux projets sur différents chantiers, tout en veillant au respect des échéances. La dernière chose que vous voulez est en plus d’avoir à chercher des outils ou de l’équipement manquant.

Malheureusement, cela pourrait vous arriver si de l’équipement important vous était volé. Tant les petits et gros appareils que les véhicules, les matériaux et les outils sont la cible des voleurs sur les chantiers. Selon le National Equipment Register, la valeur de l’équipement d’entrepreneurs et de construction volé chaque année au Canada (l’équipement seulement, en excluant les outils et les matériaux de construction) se situe entre 300 millions et un milliard de dollars. Cela s’explique par le fait que pour les voleurs, l’équipement lourd et les outils sont faciles à voler et à revendre.

Le vol d’outils ou d’équipement peut être dommageable pour votre entreprise. Il peut entraîner des retards dans vos projets et vous forcer à faire des dépenses pour remplacer les biens volés.

C’est là que la tenue de registres peut vous aider.

En quoi consiste la tenue de registres pour les entrepreneurs?

La tenue de registres consiste à classer et à organiser divers documents comme des dossiers, des images et des factures. Pour les entrepreneurs, la tenue de registres peut également inclure la consignation d’information sur les outils, l’équipement et les projets, par exemple.

Pourquoi les entrepreneurs devraient-ils tenir des registres?

En tant qu’entrepreneur, vous profiterez de la tenue de registres, car elle vous aidera à :

  • savoir où se trouvent les outils et l’équipement;
  • faire le suivi des dépenses et des coûts;
  • vous tenir à jour dans les entretiens à effectuer sur l’équipement;
  • retrouver de l’information qui pourrait être utile en cas de vol.

Quels renseignements un entrepreneur devrait-il consigner dans ses registres?>

La tenue de registres peut être aussi simple ou aussi complexe que l’entrepreneur le souhaite. Plus simples sont les registres, plus facile sera leur tenue. Toutefois, l’avantage de tenir des registres très détaillés est qu’ils pourraient vous être plus utiles dans le futur.

Pour commencer, décidez quels renseignements vous souhaitez conserver au sujet de vos outils et de votre équipement et où vous voulez les consigner. Vous pouvez choisir de conserver cette information dans un format numérique ou encore dans un carnet de notes ou un cartable. Si vous optez pour un registre numérique, songez à en conserver une copie papier, dans l’éventualité où votre ordinateur ou votre tablette se briserait. Choisissez la méthode qui vous convient le mieux. Plus simple elle sera pour vous, moins de temps vous demandera la consignation.

Une fois que vous aurez choisi votre méthode, commencez à consigner l’information.

Voici des exemples de renseignements de base à consigner :

  • La marque et le modèle de vos outils et de votre équipement
  • Le numéro de série et d’identification du produit
  • Une description comprenant les logos et toute caractéristique particulière

Autres renseignements potentiels à inclure :

  • La date et le prix d’achat
  • Les dates d’entretien, s’il y a lieu
  • Des photos

Quand la tenue de registres peut-elle être utile pour les entrepreneurs?

La tenue de registres détaillés de vos outils et de votre équipement peut paraître comme une lourde tâche, mais vous pourriez être étonné des avantages qui en découlent. Voici des exemples de situation où la tenue de registres pourrait vous faire économiser temps et argent :

  • Si vous devez un jour déclarer un sinistre ou un vol, vous aurez une liste détaillée de vos outils et de votre équipement ainsi qu’une description de leurs caractéristiques particulières.
  • Vous saurez ce que vous avez en stock et éviterez ainsi d’acheter des produits inutilement.
  • Vous pourrez faire le suivi des dates d’entretien de vos outils et de votre équipement et saurez ce qui doit être remplacé.
  • Vous serez mieux préparé pour vos projets, car vous saurez si vous avez les outils nécessaires ou si vous devez vous en procurer.

Soyez organisé grâce à un système de tenue de registres

En tant qu’entrepreneur, vous êtes occupé à planifier, à gérer et à coordonner des projets, et plus encore. La tenue de registres va donc au-delà de la simple gestion des stocks pour vous. En effet, elle peut vous aider à mieux planifier les projets, à éviter de gaspiller de l’argent en achetant des outils en double et elle fera en sorte que vous ayez les renseignements nécessaires si vous devez faire une demande de règlement en cas de vol d’outils ou d’équipement.

Pour d’autres conseils sur la gestion des risques et la planification de la continuité des activités de votre entreprise de construction, consultez notre blogue!

Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements présentés. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables des pertes pouvant découler de l’utilisation de ces renseignements.