Conseils pour prévenir les actes malhonnêtes et les vols commis par les employés

À quoi la malhonnêteté des employés fait-elle référence?

Lorsqu’on parle de malhonnêteté des employés ou d’actes malhonnêtes commis par les employés, on fait référence aux vols, aux fraudes et, de façon générale, aux actes contraires à l’éthique ou illégaux commis par des employés, qui ont pour effet de nuire à l’employeur sur le plan financier ou à sa réputation. Exemples :

• Vol d’argent ou de biens: Vol d’argent, de stocks ou d’autres biens appartenant à l’entreprise.
• Fraude: Pratique trompeuse, comme la falsification de documents financiers ou de la paie, ou encore la présentation de fausses notes de frais.
• Détournement de fonds: Utilisation à des fins personnelles de fonds ou de biens de l’entreprise confiés à l’employé.
• Vol de données: Accès non autorisé à des renseignements sensibles appartenant à l’entreprise ou provenant de clients et utilisation de ces renseignements.
• Vol de temps: Utilisation abusive du temps de travail, par exemple pour réaliser des activités personnelles excessives pendant les heures de travail, ou falsification des feuilles de temps.

Lorsqu’on dirige une entreprise, la prévention des vols est toujours une priorité. Par conséquent, les propriétaires se procurent des coffres-forts, installent des verrous et érigent des clôtures. Mais la menace ne provient pas toujours d’où vous croyez. Chose surprenante, les personnes de qui vous devriez vous méfier le plus possèdent peut-être déjà les clés de votre entreprise.

Les vols commis par les employés devraient être une préoccupation importante pour les propriétaires d’entreprise, encore plus que certains ne le croient. Puisqu’il s’agit d’un si grand problème, il est essentiel que les propriétaires d’entreprise en apprennent plus sur les vols commis par les employés et qu’ils prennent les mesures nécessaires pour les prévenir.

À quel point les vols commis par les employés sont-ils un problème?

Une étude menée en 2021 par l’ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) a révélé que les fraudes à l’interne causent des pertes de revenu moyennes d’environ 5 % par année, que la perte moyenne par cas se chiffre à environ 1,7 million de dollars, et que les vols commis par des employés au cours de l’année 2021 ont coûté 4,7 billions de dollars aux entreprises. Contrairement à ce que vous pourriez penser, les fraudes internes ne touchent pas uniquement les grandes entreprises. En fait, les pertes médianes les plus élevées (qui avoisinaient les 150 000 dollars) ont été rapportées par les sociétés qui avaient le moins d’employés parmi les participants à l’étude.

Alors, à quoi ressemblent les actes malhonnêtes au sein d’une entreprise? Ils peuvent prendre diverses formes comme le vol de marchandises, la contrefaçon, le vol de données, les détournements électroniques ainsi que les vols d’argent, de chèques, de matériel de bureau ou de biens de clients.

Maintenant que certains Canadiens ont la possibilité de faire du télétravail à temps plein ou à temps partiel, les vols commis par les employés peuvent prendre des formes légèrement différentes. Le vol de temps de travail est à la hausse, et le BC Civil Resolution Tribunal vient tout juste de rendre une décision en vertu de laquelle une comptable devra rembourser 2 600 dollars à son employeur après que des preuves ont permis de conclure qu’elle avait volé du temps à la société. Les vols de temps de travail peuvent être commis de différentes façons, que ce soit au bureau, sur un autre lieu de travail ou sur la route.

Comment prévenir les vols commis par les employés?

Puisque les vols commis par les employés sont un problème généralisé, il est important que les propriétaires, autant de petite que de grande entreprise, prennent les précautions qui s’imposent pour les prévenir. Voici quelques conseils qui pourraient vous être utiles :

• Mettez en place un programme de vérification préalable à l’emploi.
  • Ce programme devrait prévoir la vérification des antécédents. Selon le poste à pourvoir, la vérification du casier judiciaire et de la solvabilité peut aussi être souhaitable.
• Rédigez des règles de sécurité.
  • Ces règles devraient énoncer la politique d’intervention de l’entreprise en cas de vol commis par un employé.
• Tirez parti de programmes de ressources humaines.
  • Élaborez des programmes pour renforcer la loyauté des employés et faire concorder leurs objectifs avec ceux de l’entreprise.
• Veillez à ce que les marchandises et les biens de l’entreprise ne soient pas faciles à voler.
  • Vous pouvez utiliser différentes tactiques comme entreposer vos marchandises dans un endroit verrouillé ou installer un système de surveillance vidéo.
• Établissez des procédures de contrôle.
  • Mettez en place des contrôles relatifs aux paiements à partir de la petite caisse, aux dépôts bancaires, aux retraits, à l’émission de chèques, à la paie, aux rapprochements bancaires et au paiement de factures.
• Assurez-vous qu’aucun employé n’est responsable de toutes les étapes d’une opération financière.
  • Divisez les responsabilités et les fonctions de sorte que plus d’un employé soit responsable d’une même opération financière, et organisez les tâches de manière à ce que le travail de tout employé soit vérifié par un autre employé.
• Faites des vérifications planifiées et des vérifications aléatoires des stocks.
  • Un programme devrait être mis en place pour gérer ces vérifications.
• Surveillez les lieux au moyen d’un système de surveillance par télévision en circuit fermé (TVCF).
  • Assurez-vous de garder en tête toute exigence légale en matière de protection de la vie privée.
• Vérifiez les registres de marchandises.
  • Vérifiez que toutes les marchandises reçues et celles à expédier correspondent aux factures d’achat et aux documents d’expédition, respectivement.
• Faites preuve de fermeté, mais soyez amical et juste.
  • Si vous respectez vos employés, ils seront beaucoup plus enclins à vous respecter eux aussi.

Vous voulez en savoir plus?

En suivant ces conseils, vous aurez l’esprit en paix, car vous saurez que vous avez pris des mesures pour protéger votre entreprise contre les employés malhonnêtes. Toutefois, malgré tous vos efforts, il pourrait arriver que les précautions prises ne suffisent pas. C’est pourquoi il importe également de vous procurer une assurance adéquate afin de vous assurer d’être couvert si le pire arrive. Nos experts sectoriels sont à votre disposition. Consultez notre blogue pour en apprendre davantage, ou demandez une soumission gratuite dès aujourd’hui.

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Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements qu’il contient. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables des pertes pouvant découler de l’utilisation de ces renseignements.