L’hiver est fini! Le temps est donc venu de faire le ménage du printemps.
Si vous travaillez dans un bureau, il est facile de laisser les papiers s’accumuler à votre poste de travail. On entend souvent qu’un bureau désorganisé est le signe d’un esprit désorganisé. C’est pourquoi nous vous proposons une liste de ménage du printemps pour votre bureau. Vous y trouverez cinq conseils qui vous aideront à vous organiser, pour de bon.
1. Divisez votre espace en plusieurs aires de travail
Peu importe l’espace dont vous disposez pour travailler, vous devez vous questionner sur l’utilité de chaque chose afin d’optimiser l’utilisation de l’espace. Vous pourriez avoir besoin d’un espace consacré à votre ordinateur, d’une bibliothèque pour vos ouvrages de référence, d’un endroit calme pour vos réunions et de rangement pour vos fournitures. Définissez l’espace nécessaire à chacune de vos tâches quotidiennes afin d’organiser vos activités et le matériel dont vous avez besoin pour les réaliser. Vous aurez ainsi une meilleure base pour l’optimisation de votre lieu de travail.
2. Définissez un système de classement de la paperasse
De plus en plus d’entreprises optent pour des environnements sans papier, mais cela ne veut pas dire que vous devez complètement éliminer le papier. Créez des dossiers pour classer les documents papier par projet, par secteur d’activité ou par sujet. Chaque semaine, prenez le temps de faire le tri des feuilles qui encombrent votre bureau et débarrassez-vous des documents inutiles. Classez ensuite les autres documents papier dans les dossiers appropriés. Ainsi, votre bureau sera toujours en ordre et vous trouverez vos documents plus rapidement.
3. Faites le ménage de votre boîte de réception
Nous sommes nombreux à crouler sous les courriels et à passer trop de temps dans notre boîte de réception. De bonnes habitudes de gestion des courriels peuvent vous aider à dompter votre fouillis électronique. Comme pour votre système de classement de la paperasse, vous devez trouver un système de gestion des courriels. Créez des dossiers, définissez des rappels dans votre calendrier Outlook pour les tâches urgentes et regroupez les conversations pour vous aider à trouver de vieux courriels plus rapidement.
4. Désignez une corbeille ou un tiroir au rangement temporaire
Une bonne façon de réduire le fouillis au minimum est de désigner une corbeille ou un tiroir au rangement temporaire. Préparez-vous pour le mois à venir en mettant tout ce dont vous aurez besoin à cet endroit, notamment des documents, des publications, des notes et des articles promotionnels pour des événements. L’essentiel sera alors concentré au même endroit. À la fin du mois, videz votre corbeille ou votre tiroir et recommencez pour le mois suivant.
5. Gardez uniquement l’essentiel à portée de main
Nous avons souvent tendance à occuper chaque centimètre de notre espace de travail. N’oubliez pas que le désordre visuel reste du désordre. Vous ne devriez garder à portée de main que les choses dont vous avez besoin dans l’immédiat comme un ordinateur portatif, un calepin de notes, votre agenda, des crayons et une tasse. Rangez tout le reste dans l’aire de travail que vous avez définie à cette fin, dans votre tiroir range-tout ou dans votre espace de rangement temporaire.
Si vous avez un plan efficace et le bon état d’esprit, le ménage de votre bureau ne vous paraîtra pas comme une tâche insurmontable.